Для всіх, хто працює з будь-якого роду документацією, а саме: документи створювані в результаті діяльності установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб НЕЗАЛЕЖНО від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
Пропонуємо вам ознайомитись з витримкою чинного від 01 вересня 2021 року стандарту ДСТУ 4163:2020, і остаточно розставити всі крапки над «і» стосовно складу реквізитів документів; вимог до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимог до бланків та оформлення документів; вимог до виготовлення документів.
Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів:
У разі оформлення документів, підготовлених кількома юридичними особами, їхнє найменування розміщують на одному рівні, а назву виду документа – посередині. Ліворуч зазначають дату документа, праворуч – реєстраційний індекс документа.
Довідкові дані про юридичну особу мають містити таке: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначають згідно з постановою Кабінету Міністрів України у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
ПРИКЛАД: вул. Шовковична, 10, офіс 27, Київ, 01021
Номери телефонів і телефаксів зазначають відповідно до національного формату в такій послідовності: міжміський префікс, код населеного пункту (в дужках), телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами.
ПРИКЛАД: +38 (063) 966 90 00
Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
ПРИКЛАД: 07.12.2019
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.
ПРИКЛАД: 07 грудня 2019 року
Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».
ПРИКЛАД: 25 травня 2019 р.
У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесноцифровим способом, так і цифровим.
Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів.
Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014.
ПРИКЛАД:
- м. Дніпро
- смт Гостомель Київської області
- с-ще Степове Фастівського району Київської області
- с. Березівка Макарівського району Київської області
У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.
Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їхні структурні підрозділи, конкретні посадові особи та громадяни.
У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подають у називному відмінку.
ПРИКЛАД: Український центр оцінювання якості освіти
У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування юридичної особи.
ПРИКЛАД: УНДІАСД
У разі адресування документа керівнику юридичної особи або його заступнику найменування юридичної особи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку.
ПРИКЛАД:
Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.
ПРИКЛАД:
Підпис посадової особи скріплюють печаткою юридичної особи (за наявності).
Вимоги до бланків документів та оформлення документів
Вимоги до бланків документів та оформлення документів 6.1. Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм)
Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:
30 — ліве;
10 — праве;
20 — верхнє та нижнє.
Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Допустимо використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.
Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.
Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують.
ПРИКЛАДИ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ:
З повним текстом ДСТУ 4163:2020 Ви можете ознайомитись за посиланням:
https://polygraph.ua/wp-content/uploads/2022/01/dstu-4163.2020-1.pdf