Инструкция о порядке проведения служебных расследований, которые предусматривают применение полиграфа | Всеукраинская Ассоциация Полиграфологов (ВАП)

Очень часто нам задают вопрос о том, как правильно в нормативных документах прописать использования полиграфа в компании, предприятии, учреждении; как доказать сотрудникам о необходимости прохождения полиграфа; как оформить выводы по результатам теста на полиграфе и что с ними дальше делать.

Мы подготовили систему рекомендаций и типовых документов, которые следует пошагово вводить на предприятии, если Вы хотите, чтобы Ваши сотрудники законно проходили исследования на полиграфе, а Вы не имели судебных исков и жалоб на Ваши действия.

Шаг №1 – нужно на Предприятии (в компании, учреждении) принять Инструкцию о порядке проведения служебных расследований, в которой бы прямо и четко предусматривалась возможность применения проверок на детекторе лжи.

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке проведения служебных расследований на Предприятии (шаблон)

I. Общие положения

Эта Инструкция определяет основания, порядок назначения и проведения служебных расследований на ____________________ (далее – Предприятие), оформление результатов таких расследований и принятия по ним решений.
Целью служебных расследований является установление причин и условий, способствовавших нарушениям; лиц, их допустивших; минимизация влияния потенциальных внутренних и внешних угроз, связанных с действиями (бездействием) персонала Предприятия.
Термины, используемые в настоящей Инструкции, имеют следующие значения:

Трудовая дисциплина – это установленный нормами права и нормативами предприятия порядок взаимоотношений участников трудового процесса, который определяет точное выполнение ими своих трудовых функций.

Нарушения, указанные в тексте Инструкции – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей, возложенных на него трудовым законодательством Украины, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, индивидуальным трудовым договором, нормативными актами, приказами, распоряжениями директора Предприятия и тому подобное.

Служебное расследование – комплекс мероприятий, осуществляемых в соответствии с настоящей Инструкцией с целью выяснения обстоятельств совершения работниками предприятия нарушений, ответственность за которые предусмотрена Кодексом законов о труде Украины, Кодексом Украины об административных правонарушениях, Уголовным Кодексом Украины и др., выявление причин и условий , способствовавших их совершению, и степени вины.

Персонал – все сотрудники Компании, независимо от занимаемой должности и стажа работы.

Лояльность персонала – сформированное у персонала чувство преданности Предприятию, принятие и выполнение положений Коллективного договора, целей и задач Компании.

Нелояльность персонала – непринятие корпоративных ценностей, установленных внутренними нормами Предприятия, его стратегических целей и задач деятельности, которое проявилось в готовности активного или пассивного противодействия достижению поставленных целей.

Комиссия по проведению служебных расследований – определенная руководством временная или постоянная группа работников из числа персонала, которая создается и утверждается соответствующим приказом по Предприятию, с целью проведения служебных расследований (проверок). Численность комиссии не может быть менее 3 человек.

Акт по результатам служебного расследования – итоговый документ, в котором отражены результаты расследования, предложения по устранению причин и условий, способствовавших выявленным нарушениям, а также об ответственности лиц, причастных к их совершению, состоящий членами комиссии и утверждается руководителем Предприятия (лицом, которое назначило служебное расследование).

Если во время служебного расследования будет выяснено, что совершенное работником деяние содержит признаки уголовного преступления, должностное лицо, которое назначило служебное расследование, безотлагательно письменно сообщает об этом соответствующие органы предварительного расследования и принимает меры по завершению служебного расследования и составления заключения по результатам служебного расследования .
Правовой основой назначения и проведения служебных расследований является Конституция Украины, действующее законодательство, в частности, ст. 149 КЗоТ Украины, ст. 30 Закона Украины «Об информации», Устав Предприятия, эта Инструкция, стандарты Предприятия, приказы и распоряжения руководства Компании.

II. Основания для проведения служебного расследования

6. Основаниями для проведения служебного расследования являются:

неисполнение (ненадлежащее исполнение) работником Предприятия требований КЗоТ Украины, Правил внутреннего трудового распорядка, приказов, инструкций, распоряжений руководства, стандартов Предприятия, негативно повлияло на состояние выполнения возложенных на Предприятие задач;
превышение работником своих полномочий, повлекшее причинение материального ущерба Предприятию, а также привело к утечке информации с ограниченным доступом (конфиденциальной информации или коммерческой тайны), привело или могло привести к репутационным потерям предприятия;
сообщение работнику Предприятия о подозрении в совершении им уголовного преступления или внесения соответствующих сведений в Единый реестр досудебных расследований;
информация, изложенная в служебных записках руководителей структурных подразделений Предприятия, материалах проверок, письменных обращениях граждан, сообщениях правоохранительных органов, органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций и их должностных лиц, объединений граждан, а также опубликованы средствами массовой информации (интернет ресурсами) информативные данные, требующие выяснения обстоятельств, при которых они произошли;
получение управлением безопасности Предприятия информации о подготовке к совершению нелояльным действиям в отношении руководства или персонала Предприятия, которое в результате может привести к экономическим, моральным или репутационным потерям или создать реальную угрозу обеспечению безопасности;
информация о возникновении конфликтных отношений (ситуаций) в подразделениях (между подразделениями) Предприятия с целью выявления и устранения причин и условий, повлекших их возникновения, нормализации микроклимата на Предприятии;
выявления недостачи материальных ценностей, повреждения оборудования и другого оборудования Предприятия или их потери;
служебное расследование может проводиться по требованию работника, изложенному исключительно в письменном заявлении, с целью снятия безосновательных, по его мнению, обвинений или подозрений в совершенном нарушении.

7. Также служебное расследование может назначаться в других случаях для выяснения обстоятельств совершения работниками предприятия нарушений, которые не вошли в п. 7 раздела II настоящей Инструкции.

8. Служебное расследование не назначается по анонимным сообщениям, заявлениям или жалобам, кроме случаев, когда анонимное сообщение о случае нарушения требований Законов Украины и приведенная в них информация касается конкретного лица и содержит фактические данные, которые могут быть проверены.

ІІІ. Порядок назначения служебного расследования

9. Решение о назначении служебного расследования, при наличии оснований, принимается директором Предприятия или исполняющим его обязанности лично, либо на основании служебной записки заместителей директора, руководителей структурных подразделений.

Служебная записка директору Предприятия или исполняющему его обязанности относительно наличия оснований для проведения служебного расследования представляется не позднее суток с момента, когда заместителю директора, руководителю структурного подразделения, стало известно о фактах нарушений, которые являются основаниями для проведения служебного расследования.

Служебное расследование может быть проведено лично директором Предприятия или исполняющим его обязанности или поручено другому должностному лицу или нескольким лицам (комиссии), одна из которых назначается председателем комиссии.
Служебное расследование назначается письменным приказом (распоряжением) директора Предприятия или лица, исполняющего его обязанности.

В приказе (распоряжении) о назначении служебного расследования указываются:

основания для назначения служебного расследования;
фамилия, имя, отчество работника (если его личность установлена), по которому должно быть проведено служебное расследование, и его должность;
цель проведения служебного расследования;
имеющиеся сведения об обстоятельствах, которые стали основанием для назначения служебного расследования;
срок или дата завершения проведения служебного расследования;
должностные лица или состав комиссии, которой поручается его проведение;
должностное лицо, на которое возлагается осуществление контроля за проведением служебного расследования (при условии определения такого лица).

При необходимости к проведению служебных расследований, в том числе на договорной основе, могут быть привлечены внешние специалисты (эксперты), а также специалист-полиграфолог. При проведении служебных расследований допускается открытое использование аудио-, видеотехнических средств документирования с обязательным уведомлением об этом лица, которое дает показания, и получением от него согласия на это. Также допускается использование полиграфа и проведения исследований с применением полиграфа в случае получения добровольного письменного согласия опрашиваемого лица на его применение. Не допускается проведение мероприятий получения информации, противоречащие требованиям действующего законодательства, а также средств, которые могут причинить вред здоровью лица, которое дает показания, или окружающим, а также нарушить или ограничить конституционные права человека.

Запрещено проводить служебное расследование лицам, которые являются подчиненными работника, нарушение трудовой дисциплины которого подлежит расследованию, а также лицам – соучастникам нарушителя или заинтересованным в результатах расследования.

IV. Срок проведения служебного расследования

14. Служебное расследование должно быть проведено в срок не более двух недель со дня его назначения.

Указанный срок может быть продлен директором Предприятия или исполняющим его обязанности.

Начало служебного расследования определяется датой подписания приказа о его назначении.

Завершения служебного расследования определяется датой утверждения директором Предприятия или исполняющим его обязанности Актом о результатах служебного расследования.

V. Цель проведения, организация работы, полномочия, права и обязанности участников служебного расследования

16. Во время служебного расследования должны быть установлены:

обстоятельства (время, место, способ, последствия и т.д.) совершения нарушения, по поводу которого назначено служебное расследование;
положения законов, государственных нормативно-правовых актов или нормативно-распорядительных актов Предприятия, которые были нарушены;
лица, виновные в совершении нарушения и лица, действия или бездействие которых привели к его совершению;
степень вины лиц, совершивших нарушения;
обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность, а также отношение виновных лиц к совершенному нарушения и его последствий;
причины и условия, способствовавшие совершению нарушения.

Должностное лицо или Комиссия, которой поручено проведение служебного расследования, действуют в соответствии с требованиями законодательства и отвечают за полноту, всесторонность, объективность и беспристрастность сделанных выводов, а также неразглашение сведений, затрагивающих права и законные интересы или свободы лиц, в отношении которых оно проводится.
Председатель комиссии, в случае ее создания, осуществляет общее руководство деятельностью членов комиссии, вправе давать им письменные или устные указания по сути предмета проведения служебного расследования, определяет перечень вопросов, требующих выяснения во время проведения служебного расследования, и лично отвечает за полную и качественную реализацию предусмотренных в нем мероприятий.
Комиссия, которой поручено проведение служебного расследования, вправе:

приглашать работников, нарушение которых подлежат расследованию и других работников предприятия (с использованием средств связи, а также приглашать других лиц (с их согласия), которые не являются работниками предприятия, но знающие о фактах, послуживших основанием для назначения служебного расследования , опрашивать и получать от них устные или письменные объяснения, вещи или документы, касающиеся служебного расследования;
инициировать перед директором Предприятия или лицом, исполняющим его обязанности, привлечение специалистов предприятия и сторонних организаций, в том числе полиграфологов, проводить с ними консультации и получать от них письменные выводы относительно предмета служебного расследования, в т. ч. по перечню конкретно сформулированных вопросов ;
знакомиться и изучать в установленном порядке документы, касающиеся служебного расследования, снимать с них копии с соблюдением требований делопроизводства и норм в сфере защиты информации;
истребовать и получать необходимые вещи (кроме личных) и документы или их копии, которые касаются служебного расследования, на основании запроса председателя комиссии;
осматривать служебные помещения, вещи (кроме личных) или документы и составлять акт о проведении осмотра;
иметь беспрепятственный доступ на территорию и в помещения административных и производственных зданий предприятия;
инициировать проведение исследований с применением полиграфа в отношении сотрудников, показания которых необходимо проверить при условии их добровольного согласия;
получать и собирать в соответствии с законодательством информацию, связанную со служебным расследованием от других юридических и физических лиц, на основании запроса руководителя предприятия, назначившего это расследование.

Члены Комиссии, которой поручено проведение служебного расследования, в ходе опроса лица, с его согласия, могут применять средства аудио- и / или видеотехники с целью фиксации ее объяснений.
Опросы лица, с его согласия, может проводиться с использованием полиграфа (исследование с применением полиграфа) в соответствии с законодательством. Заключение по результатам опроса (исследования) учитывается при проведении расследования вместе и наравне с другими доказательствами, а также приобщается к материалам расследования.
По результатам опроса лица составляется письменное объяснение с подписями лица, предоставившего объяснения, и члена Комиссии, которая проводит расследование. Работники могут собственноручно изложить свои объяснения комиссии в письменном объяснении на имя должностного лица, назначившего служебное расследование.

В случае предоставления в ходе опроса лица, вещей (кроме личных) или документов, об этом говорится в письменном объяснении (служебной записке) или справке о результатах беседы, или в Акте об изъятии материалов.
Отказ лица дать пояснения на основании статьи 63 Конституции Украины, предъявить вещи или документы, или выполнить другие законные требования членов Комиссии, или должностного лица, проводящего расследование единолично, фиксируется в письменном объяснении или справке о результатах беседы, и отображается в заключении по результатам служебного расследования.
В акте о проведении осмотра служебного помещения, вещей или документов указываются дата, время и место его проведения; должности, фамилии и инициалы лиц, принимавших участие; ход и полученные результаты. При осмотре могут применяться средства фото- и / или видеотехники, осуществляться печать выявленных в ходе служебного расследования файлов с электронных носителей информации, копирование документов, которое отображается в акте осмотра. Фото (пленки), распечатанные документы и снятые копии приобщаются к акту осмотра, который подписывается его участниками.
В случае необходимости использования специальных знаний, в качестве специалиста может привлекаться любое лицо, которое владеет научными, техническими и иными специальными знаниями, для дачи заключения, консультации, разъяснения по существу предмета служебного расследования.
Работники предприятия обязаны всесторонне способствовать проведению служебного расследования, предоставлять правдивые объяснения по сути его предмета и поставленных вопросов, предъявлять для осмотра соответствующие вещи или документы. Личные вещи за документы работников предприятия, если они касаются предмета служебного расследования, предъявляются по соглашению таких работников.
Работник, в отношении которого проводится служебное расследование, имеет право:

знакомиться с приказом о назначении служебного расследования и знать основания его проведения;
отказываться давать какие-либо объяснения в отношении себя, членов семьи или близких родственников, круг которых определен законом;
обращаться с письменным ходатайством о опросе других лиц по сути предмета служебного расследования или истребования вещей или документов;
выражать письменные замечания (жалобы) об объективности и полноте проведения служебного расследования;
знакомиться с заключением по результатам служебного расследования;
обжаловать решение, принятое по результатам служебного расследования в сроки и в порядке, определенном законодательством.

Вмешательство любых лиц в ходе служебного расследования, в том числе с целью препятствования объективному, полному и всестороннему исследованию предмета, запрещается. О наличии таких фактов должностное лицо, производящее расследование единолично, или председатель Комиссии докладывает служебной запиской директору Предприятия или исполняющему его обязанности.
В случае выявления в ходе служебного расследования других преступлений, не связанных с предметом расследования, должностное лицо, производящее расследование единолично, или председатель Комиссии докладывает об этом должностному лицу, на которое возложено осуществление контроля за проведением служебного расследования, или директору Предприятия или исполняющему его обязанности, и в дальнейшем действует в соответствии с законодательством.

VI.Оформление результатов служебного расследования

31. По результатам служебного расследования должностными лицами или членами Комиссии, которым поручено его проведение, составляется Акт служебного расследования, в котором указываются сведения о:

должностном лице или составе комиссии (должности, фамилии и инициалы), которая проводила служебное расследование;
основаниях для проведения служебного расследования, продолжение его срока;
обстоятельствах (время, место, способ, мотив и цель, последствия и т.д.) совершение нарушения, по поводу которого проводилось служебное расследование;
должность, фамилия, имя работника, совершившего нарушение, и лиц, действия или бездействие которых способствовали его совершению:
наличие причинной связи между нарушением и его последствиями;
положения законов государственных нормативно-правовых или нормативно-распорядительных документов Предприятия, которые были нарушены;
степень вины работника, совершившего нарушение;
отношение работника к совершённому нарушению и его последствиям, наличие обстоятельств, смягчающих или отягчающих степень вины;
причины и условия, способствовавшие совершению нарушения трудовой дисциплины;
предложения по окончании служебного расследования, привлечение работника, совершившего нарушение, к дисциплинарной ответственности (если вина работника доказана)
сведения о выводах по результатам исследования с применением полиграфа, в случае проведения;
меры, направленные на устранение выявленных в ходе служебного расследования нарушений.

В случае, если по результатам служебного расследования информацию, которая стала основанием для его назначения, опровергнуто или информацию о совершении работником нарушения не подтверждено, об этом говорится в акте со ссылкой на соответствующие материалы и документы.
Акт по результатам служебного расследования подписывается должностным лицом, которое провело его единолично, или членами Комиссии.

Каждый член Комиссии вправе изложить свое особое мнение в письменной форме на имя директора Предприятия или исполняющего его обязанности. Указанный документ приобщается к выводу по результатам служебного расследования и является его неотъемлемой частью.

Ознакомление работника с Актом служебного расследования проводится в течение одного рабочего дня и подтверждается подписью работника о факте ознакомления.

Во время ознакомления с Актом служебного расследования работник вправе письменно изложить свои замечания, возражения или ходатайства.

В случае отказа работника подтвердить подписью факт ознакомления с актом служебного расследования должностным лицом, которое провело расследование единолично, или членами Комиссии делается об этом запись.

Акт служебного расследования представляется на рассмотрение и утверждение директору Предприятия или исполняющему его обязанности вместе со всеми материалами расследования, в том числе письменными замечаниями, возражениями и ходатайствами работника.

VII. Принятие решения по результатам служебного расследования

Если вина работника доказана, директор Предприятия или исполняющий его обязанности, принимает в соответствии с действующим законодательством решение о его привлечении к дисциплинарной ответственности, определяет вид дисциплинарного взыскания, в соответствии с КЗоТ и лицо, которому поручает подготовить проект соответствующего приказа. Решение о привлечении к ответственности принимается в срок до трех суток.

Вид дисциплинарного взыскания определяется лично директором Предприятия или исполняющим его обязанности.

Наложение дисциплинарного взыскания на работника осуществляется в порядке, определенном Кодексом Законов о труде Украины.

Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности обжалуется в установленном законодательством порядке.

Акт по результатам служебного расследования вместе со всеми материалами приобщается к материалам дела.

Экземпляры вывода направляются должностным лицам, которых касаются приведенные в заключении предложения, и в соответствующие подразделения предприятия.

#вапобучает