Інструкція про порядок проведення службових розслідувань з використанням поліграфу

Дуже часто нам задають питання про те, як правильно у нормативних документах прописати використання поліграфа в компанії, підприємстві, установі; як довести співробітникам про необхідність проходження поліграфа; як оформити висновки за результатами тесту на поліграфі і що з ними далі робити.

Ми підготували систему рекомендацій і типових документів, які слід покроково вводити на підприємстві, якщо Ви бажаєте, щоб Ваші співробітники законно проходили дослідження на поліграфі, а Ви не мали судових позовів і скарг на Ваші дії.

Крок №1 – потрібно на Підприємстві (компанії, установі) прийняти Інструкцію про порядок проведення службових розслідувань, в якій би прямо і чітко передбачалась можливість застосування перевірок на детекторі брехні.

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок проведення службових розслідувань на Підприємстві (шаблон)

І. Загальні положення

Ця Інструкція визначає підстави, порядок призначення та проведення службових розслідувань на ____________________ (далі – Підприємство), оформлення результатів таких розслідувань і прийняття за ними рішень.
Метою службових розслідувань є встановлення причин та умов, що сприяли порушенням; осіб, які їх допустили; мінімізація впливу потенційних внутрішніх та зовнішніх загроз, пов’язаних з діями (бездіяльністю) персоналу Підприємства.
Терміни, що вживаються у цій Інструкції, мають такі значення:

Трудова дисципліна – це встановлений нормами права та нормативами підприємства порядок взаємовідносин учасників трудового процесу, що визначає точне виконання ними своїх трудових функцій.

Порушення, що зазначені у тексті Інструкції, – це невиконання або неналежне виконання працівником своїх обов’язків, покладених на нього трудовим законодавством України, колективним договором, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, індивідуальним трудовим договором, нормативними актами, наказами, розпорядженнями директора Підприємства, тощо.

Службове розслідування – комплекс заходів, які здійснюються відповідно до цієї Інструкції з метою з’ясування обставин вчинення працівниками підприємства порушень, відповідальність за які передбачена Кодексом законів про працю України, Кодексом України про адміністративні правопорушення, Кримінальним Кодексом України та ін., виявлення причин та умов, що сприяли їх вчиненню, та ступеня вини.

Персонал – всі співробітники Підприємства, незалежно від займаної посади та стажу роботи.

Лояльність персоналу – сформоване у персоналу почуття відданості Підприємству, прийняття й виконання положень Колективного договору, цілей та завдань Підприємства.

Нелояльність персоналу – неприйняття корпоративних цінностей, встановлених внутрішніми нормами Підприємства, його стратегічних цілей і завдань діяльності, що виявилось в готовності активної чи пасивної протидії досягненню поставлених цілей.

Комісія з проведення службових розслідувань – визначена керівництвом тимчасова або постійна група працівників з числа персоналу, яка створюється і затверджується відповідним наказом по Підприємству, з метою проведення службових розслідувань (перевірок). Чисельність комісії не може бути меншою ніж 3 особи.

Акт за результатами службового розслідування – підсумковий документ, в якому відображені результати розслідування, пропозиції щодо усунення причин та умов, що сприяли виявленим порушенням, а також щодо відповідальності осіб, причетних до їх вчинення, який складається членами комісії та затверджується керівником Підприємства (особою, яка призначила службове розслідування).

Якщо під час службового розслідування буде з’ясовано, що скоєне працівником діяння містить ознаки кримінального правопорушення, посадова особа, яка призначила службове розслідування, невідкладно письмово повідомляє про це відповідні органи досудового розслідування та вживає заходів щодо завершення службового розслідування і складання висновку за результатами службового розслідування.
Правовою основою призначення та проведення службових розслідувань є Конституція України, чинне законодавство, зокрема, ст. 149 КЗпП України, ст. 30 Закону України «Про інформацію», Статут Підприємства, ця Інструкція, стандарти Підприємства, накази та розпорядження керівництва Підприємства.

ІІ. Підстави для проведення службового розслідування

Підставами для проведення службового розслідування є:

невиконання (неналежне виконання) працівником Підприємства вимог КЗпП України, Правил внутрішнього трудового розпорядку, наказів, інструкцій, розпоряджень керівництва, стандартів Підприємства, що негативно вплинуло на стан виконання покладених на Підприємство завдань;
перевищення працівником своїх повноважень, що призвело до заподіяння матеріальної шкоди Підприємству, а також призвело до витоку інформації з обмеженим доступом (конфіденційної інформації або комерційної таємниці), призвело або могло призвести до репутаційних втрат Підприємства;
повідомлення працівнику Підприємства про підозру у скоєнні ним кримінального правопорушення чи внесення відповідних відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань;
інформація, викладена у службових записках керівників структурних підрозділів Підприємства, матеріалах перевірок, письмових зверненнях громадян, повідомленнях правоохоронних органів, органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їхніх посадових осіб, об’єднань громадян, а також опубліковані засобами масової інформації (інтернет ресурсами) інформативні дані, що потребують з’ясування обставин, за яких вони сталися;
отримання управлінням безпеки Підприємства інформації про підготовку до вчинення нелояльних дій стосовно керівництва чи персоналу Підприємства, що внаслідок може призвести до економічних, моральних чи репутаційних втрат або створити реальну загрозу забезпеченню безпеки;
інформація про виникнення конфліктних відносин (ситуацій) в підрозділах (між підрозділами) Підприємства з метою виявлення та усунення причин та умов, що спричинили їх виникнення, нормалізації мікроклімату на Підприємстві;
виявлення нестачі матеріальних цінностей, пошкодження обладнання та іншого устаткування Підприємства або їх втрати;
службове розслідування може проводитися за вимогою працівника, викладеною виключно у письмовій заяві, з метою зняття безпідставних, на його думку, звинувачень або підозр у скоєному порушенні.

Також службове розслідування може призначатись в інших випадках для з’ясування обставин вчинення працівниками підприємства порушень, що не увійшли до п. 7 Розділу II цієї Інструкції.
Службове розслідування не призначається за анонімними повідомленнями, заявами чи скаргами, крім випадків, коли анонімне повідомлення стосується порушення вимог Законів України та наведена в них інформація стосується конкретної особи та містить фактичні дані, які можуть бути перевірені.

ІІІ. Порядок призначення службового розслідування

Рішення про призначення службового розслідування, за наявності підстав, приймається директором Підприємства або виконуючим його обов’язки особисто, або на підставі службової записки заступників директора, керівників структурних підрозділів.

Службова записка директору Підприємства або виконуючому його обов’язки щодо наявності підстав для проведення службового розслідування подається не пізніше доби з моменту, коли заступнику директора, керівнику структурного підрозділу, стало відомо про факти порушень, які є підставами для проведення службового розслідування.

Службове розслідування може бути проведено особисто директором Підприємства або виконуючим його обов’язки чи доручено іншій посадовій особі або декільком особам (комісії), одна з яких призначається головою комісії.
Службове розслідування призначається письмовим наказом (розпорядженням) директора Підприємства або особи, яка виконує його обов’язки.

У наказі (розпорядженні) про призначення службового розслідування зазначаються:

підстави для призначення службового розслідування;
прізвище, ім’я, по батькові працівника (якщо його особу встановлено), стосовно якого повинно бути проведено службове розслідування, та його посада;
мета проведення службового розслідування;
наявні відомості про обставини, які стали підставами для призначення службовою розслідування;
строк або дата завершення проведення службового розслідування;
посадові особи чи склад комісії, якій доручається його проведення;
посадова особа, на яку покладається здійснення контролю за проведенням службового розслідування (за умови визначення такої особи).

За необхідності до проведення службових розслідувань, у тому числі на договірній основі, можуть бути залучені зовнішні спеціалісти (експерти), а також спеціаліст-поліграфолог.

При проведенні службових розслідувань допускається відкрите використання аудіо-, відеотехнічних засобів документування з обов’язковим повідомленням про це особи, що надає свідчення, та отриманням від неї згоди на це. Також допускається використання поліграфа та проведення досліджень із застосуванням поліграфа в разі отримання добровільної письмової згоди опитуваної особи на його застосування. Не допускається проведення заходів отримання інформації, що суперечать вимогам діючого законодавства, а також засобів, що можуть заподіяти шкоду здоров’ю особи, що надає свідчення, чи оточуючим, а також порушити або обмежити конституційні права людини.

Заборонено проводити службове розслідування особам, які є підлеглими працівника, порушення трудової дисципліни якого підлягає розслідуванню, а також особам – співучасникам порушника або зацікавленим у наслідках розслідування.

IV. Строк проведення службового розслідування

14. Службове розслідування має бути проведене у строк не більше двох тижнів з дня його призначення.

Зазначений строк може бути продовжено директором Підприємства або виконуючим його обов’язки.

Початок службового розслідування визначається датою підписання наказу про його призначення.

Завершення службового розслідування визначається датою затвердження директором Підприємства або виконуючим його обов’язки Акту про результати службового розслідування.

V. Мета проведення, організація роботи, повноваження, права та обов’язки учасників службового розслідування

16. Під час службового розслідування мають бути встановлені:

обставини (час, місце, спосіб, наслідки тощо) вчинення порушення, з приводу якого призначено службове розслідування;
положення законів, державних нормативно-правових актів або нормативно-розпорядчих актів Підприємства, які було порушено;
особи, винні у вчиненні порушення та особи, дії чи бездіяльність яких сприяли його вчиненню;
ступінь вини осіб, які вчинили порушення;
обставини, що пом’якшують чи обтяжують відповідальність, а також ставлення винних осіб до вчиненого порушення та його наслідків;
причини та умови, що сприяли вчиненню порушення.

Посадова особа або Комісія, якій доручено проведення службового розслідування, діють відповідно до вимог законодавства та відповідають за повноту, всебічність, об’єктивність і неупередженість зроблених висновків, а також нерозголошення відомостей, що стосуються чи можуть вплинути на проведення службового розслідування, зачіпають права і законні інтереси чи свободи осіб, стосовно яких воно проводиться.
Голова комісії, у разі її створення, здійснює загальне керівництво діяльністю членів комісії, має право давати їм письмові або усні вказівки по суті предмета проведення службового розслідування, визначає перелік питань, які потребують з’ясування під час проведення службового розслідування, та особисто відповідає за повну і якісну реалізацію передбачених у ньому заходів.
Комісія, якій доручено проведення службового розслідування, має право:

запрошувати працівників, порушення яких підлягають розслідуванню, та інших працівників підприємства (з використанням засобів зв’язку, а також запрошувати інших осіб (за їх згодою), які не є працівниками підприємства, але які обізнані про факти, що стали підставою для призначення службового розслідування, опитувати та одержувати від них усні або письмові пояснення, речі чи документи, що стосуються службового розслідування;
ініціювати перед директором Підприємства або особою, виконуючою його обов’язки, залучення фахівців підприємства та сторонніх організацій, в тому числі поліграфологів, проводити з ними консультації та отримувати від них письмові висновки щодо предмета службового розслідування, у т. ч. по переліку конкретно сформульованих питань;
ознайомлюватись і вивчати у встановленому порядку документи, що стосуються службового розслідування, знімати з них копії з додержанням вимог діловодства та норм у сфері захисту інформації;
витребувати та одержувати необхідні речі (крім особистих) та документи або їх копії, шо стосуються службового розслідування, на підставі запиту голови комісії;
оглядати службові приміщення, речі (крім особистих) чи документи та складати акт про проведення огляду;
мати безперешкодний доступ на територію та у приміщення адміністративних та виробничих будівель Підприємства;
ініціювати проведення досліджень із застосуванням поліграфа щодо співробітників, показання яких необхідно перевірити за умови їх добровільної згоди;
отримувати та збирати згідно із законодавством інформацію, пов’язану зі службовим розслідуванням від інших юридичних та фізичних осіб, на підставі запиту керівника підприємства, який призначив це розслідування.

Члени Комісії, якій доручено проведення службового розслідування, під час опитування особи, за її згодою, можуть застосовувати засоби аудіо- та/або відеотехніки з метою фіксації її пояснень.
Опитування особи, за її згодою, може проводитись з використанням поліграфа (дослідження із застосуванням поліграфа) відповідно до законодавства. Висновок за результатами опитування (дослідження) враховується при проведенні розслідування разом та на рівні з іншими доказами, а також долучається до матеріалів розслідування.
За результатами опитування особи складається письмове пояснення за підписами особи, яка надала пояснення, та члена Комісії, який проводить розслідування. Працівники можуть власноруч викласти свої пояснення комісії у письмовому поясненні на ім’я посадової особи, яка призначила службове розслідування.

У разі надання під час опитування особи, речей (крім особистих) чи документів, про це зазначається в письмовому поясненні (службовій записці) чи довідці про результати бесіди, або в Акті про вилучення матеріалів.
Відмова особи надати пояснення на підставі статті 63 Конституції України, пред’явити речі чи документи або виконати інші законні вимоги членів Комісії, або посадової особи, яка проводить розслідування одноособово, фіксується у письмовому поясненні чи довідці про результати бесіди, та відображається у висновку за результатами службового розслідування.
В акті про проведення огляду службового приміщення, речей чи документів зазначаються дата, час і місце його проведення; посади, прізвища та ініціали осіб, які брали участь; хід та отримані результати. Під час огляду можуть застосовуватись засоби фото- та/або відеотехніки, здійснюватися друк виявлених під час службового розслідування файлів з електронних носіїв інформації, копіювання документів, що відображається в акті огляду. Фотокартки (плівки), роздруковані документи та зняті копії долучаються до акту огляду, який підписується його учасниками.
У разі необхідності використання спеціальних знань, в якості фахівця може залучатись будь-яка особа, яка володіє науковими, технічними та іншими спеціальними знаннями, для надання висновку, консультації, роз’яснення по суті предмета службового розслідування.
Працівники підприємства зобов’язані всебічно сприяти проведенню службового розслідування, надавати правдиві пояснення по суті його предмета та поставлених питань, пред’являти для огляду відповідні речі чи документи. Власні речі за документи працівників підприємства, якщо вони стосуються предмета службового розслідування, пред’являються за згодою таких працівників.
Працівник, стосовно якого проводиться службове розслідування, має право:

ознайомлюватись з наказом про призначення службового розслідування та знати підстави його проведення;
відмовлятись надавати будь-які пояснення щодо себе, членів сім’ї чи близьких родичів, коло яких визначене законом;
надавати усні чи письмові пояснення на мові, якою вільно володіє, та пред’являти для огляду речі чи документи, які стосуються предмету службового розслідування;
звертатись із письмовим клопотанням щодо опитування інших осіб по суті предмету службового розслідування або витребування речей чи документів;
висловлювати письмові зауваження (скарги) щодо об’єктивності та повноти проведення службового розслідування;
ознайомлюватись з висновком за результатами службового розслідування;
оскаржувати рішення, прийняте за результатами службового розслідування у строки і в порядку, визначеному законодавством.

Втручання будь-яких осіб у хід службового розслідування, у тому числі з метою перешкоджання об’єктивному, повному та всебічному дослідженню йото предмета, забороняється. Про наявність таких фактів посадова особа, яка проводить розслідування одноособово, або голова Комісії доповідає службовою запискою директору Підприємства або виконуючому його обов’язки.
У разі виявлення під час службового розслідування інших правопорушень, не пов’язаних з предметом розслідування, посадова особа, яка проводить розслідування одноособово, або голова Комісії доповідає про це посадовій особі, на яку покладено здійснення контролю за проведенням службового розслідування, або директору Підприємства чи виконуючому його обов’язки, та надалі діє відповідно до законодавства.

VI.Оформлення результатів службового розслідування

31. За результатами службового розслідування посадовими особами або членами Комісії, яким доручено його проведення, складається Акт службового розслідування, у якому зазначаються відомості про:

посадову особу чи склад комісії (посади, прізвища та ініціали), яка проводила службове розслідування;
підстави для проведення службового розслідування, продовження його строку;
обставини (час, місце, спосіб, мотив та мета, наслідки тощо) вчинення порушення, з приводу якого проводилося службове розслідування;
посаду, прізвище, ім’я працівника, який вчинив порушення, та осіб, дії чи бездіяльність яких сприяли його вчиненню:
наявність причинного зв’язку між порушенням та його наслідками;
положення законів державних нормативно-правових або нормативно-розпорядчих документів Підприємства, які було порушено;
ступінь вини працівника, який вчинив порушення;
ставлення працівника до вчиненого порушення і його наслідків, наявність обставин, що пом’якшують чи обтяжують ступінь вини;
причини та умови, що сприяли вчиненню порушення трудової дисципліни;
пропозиції щодо закінчення службового розслідування, притягнення працівника, який вчинив порушення, до дисциплінарної відповідальності (якщо вину працівника доведено);
відомості про висновки за результатами дослідження із застосуванням поліграфа, у разі проведення;
заходи, спрямовані на усунення виявлених під час службового розслідування порушень.

У разі, якщо за результатами службового розслідування інформацію, що стала підставою для його призначення, спростовано або інформацію про вчинення працівником порушення не підтверджено, про це зазначається у акті з посиланням на відповідні матеріали та документи.
Акт за результатами службового розслідування підписується посадовою особою, яка провела його одноособово, або членами Комісії.

Кожен член Комісії має право викласти свою окрему думку в письмовій формі на ім’я директора Підприємства або виконуючому його обов’язки. Зазначений документ долучається до висновку за результатами службового розслідування та є його невід’ємною частиною.

Ознайомлення працівника з Актом службового розслідування проводиться протягом одного робочого дня та підтверджується підписом працівника про факт ознайомлення.

Під час ознайомлення з Актом службового розслідування працівник має право письмово викласти свої зауваження, заперечення чи клопотання.

У разі відмови працівника засвідчити підписом факт ознайомлення з Актом службового розслідування посадовою особою, яка провела розслідування одноособово, або членами Комісії робиться про це запис.

Акт службового розслідування подається на розгляд і затвердження директору Підприємства або виконуючому його обов’язки разом з усіма матеріалами розслідування, у тому числі письмовими зауваженнями, запереченнями і клопотаннями працівника.

VII. Прийняття рішення за результатами службового розслідування

Якщо вину працівника доведено, директор Підприємства або виконуючий його обов’язки, приймає відповідно до чинного законодавства рішення про його притягнення до дисциплінарної відповідальності, визначає вид дисциплінарного стягнення, відповідно до КЗпП та особу, якій доручає підготувати проект відповідного наказу. Рішення про притягнення до відповідальності приймається у термін до трьох діб.

Вид дисциплінарного стягнення визначається особисто директором Підприємства або виконуючим його обов’язки.

Накладення дисциплінарного стягнення на працівника здійснюється в порядку, визначеному Кодексом Законів про працю України.

Рішення про притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності оскаржується в установленому законодавством порядку.

Акт за результатами службового розслідування разом з усіма матеріалами долучається до матеріалів справи.

Примірники висновку надсилаються посадовим особам, яких стосуються наведені у висновку пропозиції, та до відповідних підрозділів підприємства.

#вапнавчає